Eine internationale Konferenz lebt davon, dass alle Teilnehmenden den Vorträgen folgen und mitdiskutieren können, unabhängig von ihrer Muttersprache. Genau das ermöglicht das Simultandolmetschen. Während die Rednerin spricht, hören die Gäste über Kopfhörer bereits die Verdolmetschung in ihrer Sprache, fast ohne Zeitverzögerung.

Was für das Publikum mühelos wirkt, erfordert im Hintergrund sorgfältige Planung. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Veranstalter achten sollten, damit das Simultandolmetschen reibungslos funktioniert.

Was Simultandolmetschen bedeutet

Beim Simultandolmetschen überträgt der Dolmetscher das Gesagte gleichzeitig in eine andere Sprache. Er sitzt dazu meist in einer schallisolierten Kabine, hört den Redner über Kopfhörer und spricht in ein Mikrofon. Die Zuhörer wählen über Empfänger den gewünschten Sprachkanal. Diese Form ist ideal für Konferenzen, Kongresse, Hauptversammlungen, Pressekonferenzen und große Firmenveranstaltungen.

Weil die Arbeit extrem konzentrationsintensiv ist, arbeiten Simultandolmetscher grundsätzlich im Team. Pro Sprachrichtung und Kabine sind in der Regel zwei Dolmetscher im Einsatz, die sich etwa alle 20 bis 30 Minuten abwechseln.

Die richtige Technik

Für Präsenzveranstaltungen werden Dolmetschkabinen nach internationalen Normen, eine Dolmetscheranlage, Mikrofone für alle Redner sowie Empfänger und Kopfhörer für das Publikum benötigt. Viele Kongresszentren verfügen über fest installierte Kabinen. In anderen Räumen werden mobile Kabinen aufgebaut. Für kleinere Gruppen kann eine Personenführungsanlage genügen, bei der ohne Kabine geflüstert gedolmetscht wird.

Entscheidend ist eine gute Tonqualität. Wenn der Dolmetscher den Redner nicht klar hört, kann er ihn auch nicht korrekt übertragen. Planen Sie deshalb immer einen Techniker ein, der die Anlage betreut.

Ferndolmetschen und hybride Formate

Seit einigen Jahren hat sich das Ferndolmetschen etabliert. Dolmetscher arbeiten dabei aus einem Studio oder einem professionell ausgestatteten Arbeitsplatz und werden über eine spezielle Plattform zugeschaltet. Das eignet sich für Onlinekonferenzen, Webinare und hybride Veranstaltungen, bei denen ein Teil des Publikums vor Ort und ein Teil online teilnimmt. Reisekosten entfallen, und auch für seltene Sprachen lassen sich leichter Dolmetscher finden.

Vor-Ort-Dolmetschen bleibt wichtig

Trotz aller Technik bleibt das Vor-Ort-Dolmetschen für viele Anlässe die beste Wahl. Dolmetscher im Saal erleben die Stimmung, sehen Folien und Gesten und können flexibel reagieren, etwa wenn ein Redner vom Manuskript abweicht. Bei hochrangigen Verhandlungen, sensiblen Themen oder großen Publikumsveranstaltungen ist die persönliche Präsenz deshalb oft unverzichtbar.

Vorbereitung ist entscheidend

Professionelle Dolmetscher bereiten sich intensiv auf jede Konferenz vor. Dafür brauchen sie rechtzeitig Programm, Redemanuskripte, Präsentationen, Teilnehmerlisten und Fachbegriffe. Je spezieller das Thema, desto wichtiger ist diese Vorbereitung. Bei einem Medizinkongress müssen die Dolmetscher andere Begriffe beherrschen als bei einer Tagung zur Energiewende.

Auch schriftliche Unterlagen profitieren davon. Präsentationen und Tagungsbände werden oft vorab übersetzt, etwa durch eine professionelle Übersetzung Englisch Deutsch. Wenn Dolmetscher und Übersetzer mit demselben Glossar arbeiten, bleiben die Begriffe in Wort und Schrift einheitlich.

Qualität erkennen

Konferenzdolmetschen ist ein hochspezialisierter Beruf mit eigener Ausbildung. Berufsverbände wie der Verband der Konferenzdolmetscher im BDÜ setzen Qualitätsstandards und vermitteln qualifizierte Dolmetscher. Eine erfahrene Dolmetscheragentur stellt passende Teams zusammen, die Sprachkombination, Fachgebiet und Veranstaltungsformat berücksichtigen.

Sprachen gezielt auswählen

Überlegen Sie genau, welche Sprachen Ihr Publikum wirklich braucht. Neben Englisch, Französisch und Spanisch werden heute bei vielen Veranstaltungen auch Sprachen wie Ukrainisch, Arabisch oder Türkisch nachgefragt, etwa bei Konferenzen zu Migration, Wiederaufbau oder Bildung. Begleitende Dokumente wie Programme oder Handouts lassen sich dann von einem erfahrenen Übersetzer Deutsch Ukrainisch vorbereiten, damit alle Teilnehmenden gut informiert sind.

Tipps für Rednerinnen und Redner

Auch die Vortragenden tragen zum Gelingen bei. Wer sehr schnell von einem Manuskript abliest, macht es selbst erfahrenen Dolmetschern schwer. Besser ist ein natürliches Sprechtempo mit kurzen Pausen. Zahlen, Namen und Abkürzungen sollten deutlich ausgesprochen und idealerweise auf Folien gezeigt werden. Witze und Wortspiele funktionieren in einer anderen Sprache oft nicht, deshalb lohnt es sich, sie sparsam einzusetzen. Und wer ein Video mit Ton einspielt, sollte das Skript vorab an die Dolmetscher schicken, damit sie auch diesen Teil übertragen können.

Budget realistisch planen

Die Kosten setzen sich aus den Honoraren der Dolmetscher, gegebenenfalls Reise- und Übernachtungskosten sowie der Technik zusammen. Dolmetscher werden meist nach Tagessätzen oder halben Tagen abgerechnet. Bei Onlineveranstaltungen kommen Plattformkosten hinzu. Holen Sie frühzeitig Angebote ein, denn gute Konferenzdolmetscher sind oft Monate im Voraus ausgebucht.

Checkliste für Veranstalter

  • Sprachen und Anzahl der Teilnehmenden pro Sprache festlegen
  • Format klären: vor Ort, online oder hybrid
  • Technik und Techniker rechtzeitig buchen
  • Unterlagen spätestens eine Woche vorher an die Dolmetscher senden
  • Redner bitten, frei und in normalem Tempo zu sprechen
  • Einen Ansprechpartner für die Dolmetscher am Veranstaltungstag benennen

Nach der Veranstaltung

Viele Veranstalter lassen Vorträge aufzeichnen und später mit Untertiteln veröffentlichen. Informieren Sie die Dolmetscher vorab, falls ihre Verdolmetschung aufgezeichnet werden soll, denn dafür gelten eigene Absprachen. Ein kurzes Feedbackgespräch nach der Konferenz hilft zudem, die nächste Veranstaltung noch besser zu planen.

Ein Partner für alles

Die professionellen Dolmetscherdienste von PoliLingua umfassen Simultan-, Konsekutiv- und Ferndolmetschen in zahlreichen Sprachen, auf Wunsch einschließlich Technik und begleitender Übersetzungen.

Fazit

Simultandolmetschen macht internationale Veranstaltungen erst wirklich international. Mit guter Planung, passender Technik und erfahrenen Dolmetschern erleben alle Teilnehmenden Ihre Konferenz so, als würde jeder Redner ihre Sprache sprechen.